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Fév 22, 2010

[email] 15 conseils pour ameliorer votre productivité

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Que vous l’aimiez ou pas, l’e-mail est le standard de la communication de ces dernières années. Que vous soyez un avocat, un étudiant ou un travailleur du web, vous devez certainement passer de nombreuses heures de votre journée sur votre client de messagerie. Si tel est le cas, apprendre à être plus productifs avec le courrier électronique est indispensable. Ci-dessous vous trouverez 15 conseils pour augmenter votre productivité grâce à votre client de messagerie.

1. Si ce n’est pas le cas, utilisez Gmail

Gmail est la meilleure invention depuis le fil à couper le beurre ! Peut-être pas, mais il est certainement le meilleur client mail sur le marché. Même les utilisateurs assidus d’Outlook sont devenus accros une fois qu’ils ont essayé Gmail. Il y a plusieurs avantages : vous pouvez y accéder de n’importe où et depuis n’importe quel ordinateur, vous pouvez l’intégrer avec d’autres outils et applications web de Google, vous pouvez le personnaliser abondamment, et encore plus… Arobase.org vous propose une belle liste de trucs et astuces pour votre compte gmail.

2. Faites de Gmail votre centre multicompte

Un avantage de l’utilisation de Gmail, c’est que vous pouvez connecter et utiliser plusieurs adresses e-mail à partir de votre compte principal. Par exemple, vous pouvez connecter et utiliser votre compte Yahoo que vous utilisez pour vos amis et parents, votre adresse e-mail et les comptes de courriel de votre propre nom de domaine sous votre compte Gmail. Cela signifie que vous seriez en mesure de recevoir et envoyer des courriels à partir de tous ces comptes sans quitter Gmail. Voici un très bon tutorial pour vous apprendre à intégrer tous vos comptes de messagerie.

3. Apprenez à utiliser des raccourcis clavier

Une fois que vous commencez à utiliser J / K pour se déplacer entre les messages, de C pour composer un nouveau message vous ne pourrez plus vous en passer. Les raccourcis clavier vous permettent d’interagir avec le client de messagerie beaucoup plus rapidement. Voici un lien vers une antisèche avec tous les raccourcis clavier pour Gmail.

4. Apprenez la dactylographie

Plus vous aurez de mails, plus le temps à répondre devra être optimisé. La dactylographie vous permet de gagner un temps précieux. Voici un logiciel pratique pour vous apprendre à maitriser votre clavier. Il en existe beaucoup d’autres mais sachez que c’est l’entrainement qui vous fera progresser le plus rapidement.

5. Prévoyez des moments dans votre journée pour checker vos emails

Ne gardez jamais votre client de messagerie ouvert toute la journée (sauf si vous attendez des mails urgents qui nécessitent une réponse rapide). Ce serait une mauvaise idée même de laisser ouvert votre client de messagerie à chaque fois que vous en avez envie. C’est exactement à ce moment là que le courrier électronique commence à dégrader votre productivité. Au lieu de cela, des moments précis au cours de la journée où vous êtes censé vérifier et traiter vos e-mails. Par exemple, ouvrez le client de messagerie à 8h00 du matin, 13h00 et 17h00. À tout autre moment vous ne devez pas y toucher !

6. Traiter vos emails par lot

Une fois que c’est le bon moment d’ouvrir votre client de messagerie : traiter tous vos messages. Autrement dit, lire tous les messages importants, supprimez les autres sans importance, envoyer des emails puis fermez-le. Vous devez être bref. Vous ne devez pas vous embarquer dans des discutions ou démonstrations interminables qui vous feront perdre à coup sûr votre productivité.

7. Si un message nécessite une réponse, faites-le immédiatement

Chaque fois que vous ouvrez un message électronique qui exige une réponse, vous devez le faire immédiatement. Si vous passez au message suivant, il y a de bonnes chances de complètement oublier. Même si vous parvenez à ne pas l’oublier vous aurez besoin de lire le message à nouveau pour vous remettre dans le sujet et cela vous fera perdre du temps.

8. Utilisez la fonction « Réponses standardisées » de Gmail

Vous avez certainement un ensemble de messages qui nécessitent toujours la même réponse, non ? Peut-être qu’ils viennent de gens qui demandent votre entreprise ou de gens qui essaient de vous vendre quelque chose. Pour ces situations Gmail dispose d’une fonctionnalité vraiment bien pratique les « réponses standardisées ». Il vous permet de stocker les messages et de les charger avec le clic d’une souris. Pour installer cette fonctionnalité sur votre compte Gmail, il suffit de cliquer sur « Paramètres » puis « Labs ». Vous trouverez la fonction et il vous suffit de l’activer.

9. Apprenez à utiliser les « Filtres » sur Gmail

Les filtres sont un gain de temps si vous apprenez à les utiliser correctement. Ils permettent essentiellement de gérer l’afflux de messages. Par exemple, vous pouvez supprimer automatiquement les messages provenant d’une adresse email ou un domaine spécifique, ou transférer automatiquement les messages contenant un mot clé spécifique. Vous pouvez également utiliser des filtres en fonction des réponses que contient le mail. Vous trouverez la page « Créer un filtre » situé à droite de la « Recherche sur le Web ».

10. Gardez votre boîte de réception vide

C’est une habitude dont vous avez besoin pour améliorer votre productivité. Si vous êtes habitué à avoir des centaines d’e-mails non lus stockés sur votre boîte de réception. La première étape est de choisir un jour et de nettoyer votre boîte de réception. Après cela, essayez de la garder vide à la fin de chaque journée de travail. N’hésitez pas à « Archiver » vos mails.

11. Supprimez les messages inutiles et archivez les autres

Tout d’abord supprimer tous les messages inutiles juste en prenant le nom de l’expéditeur ou l’objet. Ensuite, supprimez également tous les messages que vous ne prenez le temps de lire, qui ne nécessitent pas une réponse et n’ont pas besoin de rester archivé pour une consultation future.

12. Archivez directement quand c’est possible

Il y a certains messages qu’il vous faudra archiver (si vous venez de vous inscrire à un service en ligne vous savez qu’ils peuvent vous envoyer un message de bienvenue, contenant votre nom d’utilisateur et mot de passe. Un filtre combiné avec l’option « archivé » (sans passer par la boite de réception) vous évitera de perdre de précieuses minutes. Une alternative à l’archivage est tout simplement le marquage des messages comme lus, afin qu’ils restent bien visibles dans votre boîte de réception.

13. Lisez vos messages importants en premier

Si vous voulez être productif, il faut établir des priorités. Une fois que vous avez supprimé et archivé tous les messages non importants, commencez par ouvrir et répondre aux plus importants. Cela parait logique mais un mail d’un ami vous fera perdre beaucoup de temps si il vous envoi une vidéo ou un autre message « intéressant ».

14. Écrivez des e-mails courts

Écrire des e-mails court et succinct est un art que tout le monde peut maîtriser mais il exige la pratique. N’hésitez pas pour aller droit au but. La plupart des gens savent que les emails sont censés être courts.

15. Prenez le temps de choisir l’objet de votre mail

Le sujet est probablement l’élément le plus important de votre e-mail. La règle empirique est d’écrire des objets pertinents. Vous devez capter l’attention du récepteur (avec quelque chose de pertinent, comme le nom de son entreprise ou du projet sur lequel vous travaillez tous les deux) en résumant rapidement le contenu de votre e-mail.

J’espère que cette liste vous fera gagner de précieuses minutes. Si vous avez d’autres idées pour améliorer votre productivité, n’hésitez pas à laisser un commentaire.

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